مراحل اجرایی تشریفات

اگرچه مراسم کوچک و بزرگ همگی می‌بایست تشریفات مختص به خود را داشته باشند اما معمولاً مراسمی که به موارد رسمی معین اختصاص دارند تشریفات نامیده می‌شوند. این تشریفات ممکن است اجتماعی و یا سیاسی باشد.

تدوین‌مراسم برای‌سفر یک‌مقام مهم،تنظیم برنامه‌های یک‌جلسه دونفره تابرگزاری‌یک همایش بین‌المللی ، تشریفات خاص خود را دارند که باتوجه به حضور و مقام و مرتبه افراد انجام می‌پذیرد.

فرآیند تشریفات به طور کلی پنج مرحله دارد

ü       استقبال

ü       حمل ونقل

ü       اسکان

ü       پذیرایی

ü       بدرقه

افرادی که با تشریفات سر وکار دارند بایستی در طول این فرآیند به « ارتباط مفید و مؤثر » برای ایجاد ، حفظ و تداوم اعتبار و خوشنامی سازمان بیندیشند و در این جهت به فعالیت بپردازند. روسای قطار نیز با برنامه‌ریزی قبلی لازم است گام به گام برنامه‌ها را کنترل کنند و چنانچه تغییراتی در برنامه‌ها ایجاد شد اصول ارتباطی واطلاع رسانی را فراموش نکنند.

استقبال

مأمور تشریفات موظف است راهنمای میهمانان مؤسسه‌ باشد پس بایستی طوری رفتار کند که از لحظه ورود میهمانان احساس امنیت عمومی و آسایش و آرامش کنند زیرا اوّل دیدار و یا اولین‌ دیدار خیلی‌ مهم است.

آدم‌ها با دیدن ، قضاوت می‌کنند و یا قضاوت خود را تغییر می‌دهند و به اصطلاح دیدن خیلی متفاوت است با شنیدن لذا بایستی در طرز لباس پوشیدن ، روش صحبت کردن و انتخاب مستقبلین و افراد همپایه و همطراز میهمانان دقت و جدیّت کنند. نزدیک درب ورودی سالن به تک تک میهمانان خوشآمد بگویید و به میهمانان گل بدهید و احوالپرسی کنید.

حمل و نقل

 انتخاب وسیله ، انتخاب همراهان ، انتخاب مسیر ، جابجایی میهمانان و بار و توشه آنان و همراهان از نکات مهم حمل ونقل تشریفات است.

یکی از نکات مهم در این زمینه این است که وسایل نقلیه بایستی حتما بررسی شده باشند که بنزین کافی دارند و از نظر سلامتی مشکلی ندارند.

درب ماشین را برای میهمانان باز کنید و متوجه باشید کسی از همراهان جا نماند.

اسکان

در قدیم پیک نامه‌رسان امنیت داشت و سوارکار نامه‌رسان ایمن بود اکنون نیز بایستی مکان اسکان میهمانان از یک صندلی که بایستی سالم باشد تا اتاق هتلی که برای او در نظر گرفته می شود بایستی امنیت نشستن و برخاستن داشته باشد سیستمهای گرمایش و سرمایش ، روشنایی و صوتی بایستی سالم باشند تا میهمانان در هنگام نشستن احساس آرامش کنند. محیط بایستی از نظر نور ، حرارت ، راحتی ، صدا و تابلوهای راهنما تنظیم شده باشد.

دقت کنید در محل نشستن افراد میز و صندلی ، میکروفن و ضبط صوت و نور و یادداشت و خودکار ، آب، زیرسیگاری ، تلفن و امکانات ارتباطی ، پرچم و دیگر موارد بررسی شده‌باشد صندلی مزاحم موجود نباشد هوای تازه باشد و محوطه بیرون نمای خوبی داشته باشد.

برای جلسات بایستی آداب میز ، آداب میزبانی و آداب میهمانی را رعایت کنید و دقت کنید که « محیط بر روش و نتایج مذاکره تأثیر می‌گذارد» .

تزئین و گل‌آرایی مکان نیز مهم است و توجه به آن بخصوص از نظر رنگ و تنوع برای احساس آرامش مفید به نظر می‌رسد پس به طراحی محل دقت کنید و در تزئینات از هنر بهره‌ گیرید.

پذیرایی

یک پذیرایی مختصر به منظور آشنایی میهمانان و میزبانان در ابتدای ورود انجام بگیرد.

چای ، قهوه ، آب ، آب معدنی ، شیرینی ، شربت ، میوه ، نوشابه ، موزیک مناسب در زمان استراحت ، هدایا، شام و نهار جزء پذیرایی است که بایستی در بهداشت آن دقت بسیاری انجام گیرد.

بدرقه

هنگام بدرقه کنار در خروج بایستید و خداحافظی کنید و یادگاری و یادبود بدهید چنانچه اخذ ویزا ، تهیه بلیت ، گذرنامه ، مجوز خروج با مشکل روبروست قبل از خداحافظی مشکل را حل کنید و حکم مأموریت را پیگیری کنید. همانطور که در استقبال تبسم بر لب داشتید در بدرقه هم آداب تشریفات را رعایت کنید.

جدول مراحل تشریفات

مراحل  اقدامات

 

الف : استقبال  ـ استفاده‌ از مستقبل همپایه وهمطراز میهمان‌ ورعایت احترام‌ رسمی‌توسط میهمانداران

ـ سلام و احوالپرسی و اعلام برنامه

ـ خدمات ورود و خدمات گمرکی

ـ امور خبری و اطلاع رسانی

ب : حمل ونقل  ـ انتخاب وسیله نقلیه ( سالم‌ بودن ماشین ، نوع ماشین، بنزین داشتن و ... )

ـ انتخاب همراهان ( راننده ، همراه ، محافظ و ... )

ـ انتخاب مسیر ( بررسی ترافیکی ، هماهنگی با پلیس ، زیبایی مسیر و ... )

ـ حمل بار و توشه میهمانان و همرا هان و ...

ج : اسکان        ـ بررسی امکانات موجود برای استراحت

ـ بررسی ایمنی امکانات موجود

ـ شرایط فیزیکی و محیطی محل اسکان

ـ بهداشت ، نظافت و پاکیزگی محل اسکان

ـ نور ، رنگ و وسعت و اندازه مکان و ...

د : پذیرایی      ـ نوشیدنی از جمله آب، شربت ، آب معدنی و ...

ـ خوردنی از جمله میوه ، شیرینی ، شام و نهار و صبحانه و ...

ـ امکانات ارتباطی و سمعی و بصری از جمله فاکس ، تلفن و ...

ـ سبد فرهنگی ( نشریات ، کتب ، بروشورها و برنامه‌های مراسم و ...)

ـ هدایای فرهنگی از جمله عکس ها و فیلم‌های مراسم و ...

هـ : بدرقه        ـ انجام خدمات خروج و گمرکی

ـ تهیه ویزا ، بلیت ، گذرنامه ، تمدید ویزای اقامت و ...

- همراهی و مشایعت و خداحافظی

ـ یادگاری و یادبود خاطره انگیز